Parte II — Processi e avvio · Capitolo 5

I cinque gruppi di processi e le 9+1 aree di conoscenza

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In questo capitolo

  1. I cinque gruppi di processi
  2. Process group non è PMLC
  3. Le 9+1 aree di conoscenza
  4. Integration e Scope Management
  5. Time Management
  6. Cost Management
  7. Quality Management
  8. Human Resources Management
  9. Communications Management
  10. Risk Management
  11. Procurement Management
  12. Stakeholder Management
  13. Verifica le tue conoscenze

1. I cinque gruppi di processi

Ogni modello PMLC usa gli stessi cinque gruppi di processi. Ecco che cosa fa ciascuno, nelle parole del corso, e quali processi contiene.

SCOPING initiating PLANNING LAUNCHING executing MONITORING & controlling CLOSING alcuni gruppi possono essere ripetuti più volte richieste di modifica dello scope I cinque Project Management Process Groups Devono comparire almeno una volta; ogni PMLC inizia con Scoping e finisce con Closing. I process group NON sono partizionati e sequenziali rispetto al tempo: processi di gruppi diversi spesso coesistono e interagiscono durante il ciclo di vita del progetto.
Tavola 5.1 — I cinque gruppi di processi. Le frecce continue sono l'ordine minimo; quelle tratteggiate sono le ripetizioni che distinguono un modello PMLC dall'altro.
GruppoDefinizione
Scoping / InitiatingSviluppa e ottiene l'approvazione di una «dichiarazione generale» riguardante gli obiettivi e il business value del progetto.
PlanningIdentifica le attività che devono essere svolte per implementare i requisiti e completare il progetto, stima tempo, costi e risorse necessarie e ottiene l'approvazione del piano.
Launching / ExecutingSeleziona il personale da coinvolgere nel team, stabilisce le regole operative del team e aiuta il team a lavorare assieme per completare con successo il progetto.
Monitoring & ControllingVerifica lo stato di avanzamento del progetto rispetto al piano, risponde alle richieste di modifica e risolve le situazioni problematiche che emergono, per garantire progresso e successo.
ClosingAssicura che siano stati soddisfatti tutti i requisiti del committente, provvede alla consegna dei deliverable e decreta la fine formale del progetto.

Che cosa consentono di fare, processo per processo

Per l'esame

Le liste dei processi contenuti in ciascun gruppo sono la spina dorsale dell'intero corso: i capitoli 6–11 non fanno altro che percorrerle una per una. Vale la pena impararle nell'ordine in cui compaiono, perché l'ordine è già una risposta alla domanda «da dove comincio?».

2. Process group non è PMLC

Attenzione — un equivoco frequente

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, i process group non corrispondono al Project Management Life Cycle. I process group possono essere mappati in diverse modalità, dando origine a PMLC anche articolati e complessi.

Due conseguenze pratiche:

3. Le 9+1 aree di conoscenza

Le aree di conoscenza definiscono delle aree di specializzazione dei processi di gestione di un progetto. Il PMBOK ne individua 9+1: la decima, Stakeholder Management, è stata inserita a partire dalla quinta edizione.

#Area di conoscenzaIn una riga
1Integration ManagementCollega tra loro i deliverable perché, integrati, forniscano la soluzione.
2Scope ManagementDistingue i desideri dai bisogni e struttura i requisiti (RBS).
3Time ManagementStima durate e distingue durata da quantità di lavoro.
4Cost ManagementStima, mappa e controlla i costi.
5Quality ManagementPianifica, assicura e controlla la qualità di prodotto e processo.
6Human Resources ManagementProfili, competenze e motivazione delle persone.
7Communications ManagementIl passaggio di informazione che deve essere compresa e accettata.
8Risk ManagementIdentifica, valuta, mitiga e monitora i rischi.
9Procurement ManagementSollecita, valuta, seleziona, contrattualizza e gestisce i fornitori.
+1Stakeholder ManagementIdentifica e coinvolge attivamente chi influenza o è influenzato dal progetto.

4. Integration e Scope Management

Integration Management

La gestione dell'integrazione riguarda i processi che consentono di effettuare il collegamento tra i diversi deliverable, che integrati tra loro forniscono la soluzione del progetto. I processi coinvolti sono sette: sviluppo del Project Overview Statement; sviluppo dello Scope Statement; sviluppo del Project Plan; avvio dell'implementazione (esecuzione); monitoraggio e controllo del lavoro svolto; controllo integrato dei cambiamenti; chiusura del progetto.

Nota del redattore

L'Integration Management è l'unica area che tocca tutti e cinque i gruppi di processi: è, letteralmente, la cucitura tra i gruppi. Non a caso i suoi sette processi ricalcano l'intero ciclo di vita.

Scope Management: desideri e bisogni

Il punto di partenza è una frase che ritornerà, identica, nel capitolo 6: «Cosa il cliente vuole può non essere ciò di cui il cliente ha bisogno.» Desideri e bisogni si sovrappongono solo in parte, ed è compito del project manager far coincidere le due cose.

Gli strumenti di quest'area sono due, entrambi ripresi in dettaglio nel capitolo 6:

5. Time Management

Il cuore del Time Management è una distinzione che sembra pedante e non lo è: durata (duration, il tempo di calendario) e quantità di lavoro (labor, l'effort) non coincidono.

024 6810 2468 10121416 1820 Labor Duration L = D L = .75 D 33% di interruzioni non pianificate Assunzioni del modello: efficienza individuale al 75%; le interruzioni non pianificate valgono il 33% del tempo di orologio. Duration and Labor
Tavola 5.2 — Perché otto ore di lavoro non stanno in una giornata: assumendo un'efficienza del 75% e un terzo del tempo perso in interruzioni non pianificate, la stessa quantità di lavoro richiede più giorni di calendario.

Calcolatore: da effort a durata

Applica le assunzioni del modello a una stima di lavoro e osserva la durata di calendario che ne risulta.

durata di calendario
giorni «persi»
rapporto durata/effort

Stimare la durata di un task

Per stimare correttamente la durata delle attività si considerano: somiglianze con altre attività; dati storici; pareri di esperti; la Delphi technique; la three-point technique; la wide-band Delphi technique. Il dettaglio di questi metodi è nel capitolo 8.

Per l'esame

Per stimare la durata di un'attività è necessario definire quante risorse saranno allocate all'attività e stimare il tempo/uomo richiesto a ciascuna risorsa per eseguirla. Durata e risorse non sono indipendenti: è per questo che la stima va sempre fatta sulle due grandezze insieme.

6. Cost Management

I processi di gestione dei costi devono essere applicati sia durante la pianificazione sia durante l'esecuzione.

Voce di costoDettaglio
Costo della manodoperaCosto dovuto alla posizione; costo del singolo lavoratore.
Beni strumentaliCapital equipment.
Servizi appaltatiContracted services.
Spese di trasferta

7. Quality Management

I due tipi di qualità sono quelli già introdotti nel capitolo 3 — qualità del prodotto (riferita al deliverable) e qualità del processo (riferita al processo di gestione del progetto). Entrambe dipendono da tre aspetti:

La gestione della qualità considera tre processi fondamentali.

Determina gli standard di qualità rilevanti per il progetto e cosa è necessario fare per soddisfarli.

Input: fattori ambientali esterni (regole nazionali o internazionali, standard, linee guida riconosciute); fattori ambientali interni (politiche, procedure e linee guida aziendali, dati storici, lezioni imparate da progetti passati); Project Overview Statement; Project Management Plan.

Il Quality Plan documenta: come le politiche per la qualità devono essere soddisfatte; le metriche che saranno usate per misurare la qualità; un programma di miglioramento dei processi.

Contempla le attività necessarie per garantire il rispetto del piano di qualità — cioè l'impiego dei processi previsti nel Quality Planning — e che i requisiti di qualità siano soddisfatti.

Può prevedere: Quality Audits (verifica della qualità); Process Analysis (analisi dei processi); Project Quality Management Tools.

Prevede il monitoraggio delle performance del progetto per stabilire la conformità agli standard di qualità prefissati, e definisce le azioni da intraprendere se non vi è conformità con alcuni standard. Per eseguirlo si possono usare template, processi e strumenti specifici per la gestione della qualità.

Idea chiave

I tre processi rispondono a tre domande diverse: planning = quali standard valgono qui; assurance = stiamo seguendo i processi che abbiamo dichiarato; control = i risultati sono conformi. Si può fare bene l'assurance e fallire il control (processo corretto, risultato fuori standard) e viceversa.

8. Human Resources Management

Il team può essere organizzato in numerosi modi — il surgical team, lo Scrum team del capitolo 2 — ma si possono individuare dei profili chiave: Developer co-manager, Client co-manager, Core Team, Task Leaders, Team Members. Per ogni componente devono essere definite con buona accuratezza conoscenze, abilità e competenze.

La teoria di Herzberg

Nota anche come Two-Factor Theory, distingue i fattori che motivano da quelli che, se mancano, demotivano senza però motivare quando ci sono.

MotivatorsHygiene Factors
Realizzazione · Riconoscimento · Progressioni di carriera e crescita professionale · Responsabilità · Il lavoro stesso Politiche aziendali · Pratiche amministrative · Condizioni di lavoro · Supervisione tecnica · Relazioni interpersonali · Sicurezza del lavoro · Salario

L'indagine di J. Daniel Couger

Da un'indagine condotta da Couger è emerso un possibile ordine di priorità dei fattori motivazionali: il lavoro stesso; opportunità di realizzazione; opportunità di progressione di carriera; salario e benefit; riconoscimento; crescente responsabilità; supervisione tecnica; relazioni interpersonali; sicurezza del lavoro; condizioni di lavoro; politiche aziendali.

Nota del redattore

Confrontate i due elenchi: il salario è un hygiene factor per Herzberg ma sale al quarto posto in Couger, mentre il lavoro stesso è primo in entrambi. È la ragione per cui il job design — cosa faccio tutti i giorni — è la leva più forte che un project manager ha in mano.

Che cosa controlla il project manager

Diversi fattori motivazionali sono direttamente controllati o influenzati dalle azioni del project manager:

9. Communications Management

Definizione

La comunicazione è un processo che consiste nel passaggio di una informazione da una persona a un'altra, che la deve comprendere. Quattro condizioni: l'informazione deve essere trasmessa correttamente; un messaggio inviato è un messaggio ricevuto; l'informazione deve essere compresa dal destinatario; l'informazione deve essere accettata dal destinatario.

Il processo Sender generates encodes transmits decodes checks meaning Receiver feedback Le interfacce del project manager Project Manager Sponsor Team Managers Client 3rd Parties Project Team Public Tipi di comunicazione two-way ↑ one-to-one (conversazioni di persona, al telefono, in videoconferenza; riunioni) elettronica (instant message, e-mail, website, database) one-way ↓ scritta (memo, lettere, documenti, report)
Tavola 5.3 — Il processo di comunicazione, le sei interfacce del project manager e la scala che va dal two-way al one-way. Più si scende verso il one-way, meno si può verificare che il messaggio sia stato compreso e accettato.

10. Risk Management

Il ciclo di vita del risk management ha quattro fasi, ciascuna con le proprie domande.

Il ciclo di vita risk identification risk assessment risk mitigation risk monitoring & control Quali sono i rischi? Qual è la probabilità di «perdite» associate ai rischi? Quanto costeranno le perdite? Quali potrebbero essere le perdite nel caso peggiore? Quali sono le alternative possibili? Come possono essere eliminate o ridotte le perdite? Le possibili alternative comportano ulteriori rischi? Il registro: Risk Log Qualitative Risk Assessment: la Risk Matrix Probability L M H L M H Loss Ignore Consider Take Action
Tavola 5.4 — Il ciclo di vita del risk management e la matrice qualitativa probabilità × perdita, che ordina i rischi in tre zone di azione.

Risk Identification: le quattro categorie

  • Obiettivi di qualità e prestazioni possono essere condizionati dalla tecnologia utilizzata e dalla sua modalità d'impiego.
  • Adeguatezza, affidabilità, performance e qualità delle tecnologie impiegate.
  • Disponibilità delle tecnologie necessarie e problematiche legate alla complessità d'impiego.
  • Scarsa cura nell'allocazione delle risorse.
  • Struttura di gestione del progetto inadeguata.
  • Inadeguata pianificazione, inesperienza e indisciplina.
  • Problemi di sostenibilità e di definizione delle priorità.
  • Finanziamenti e/o risorse assegnate inadeguate o sospese.
  • Conflitti con altri progetti attivi.
  • Politiche aziendali che non supportano adeguatamente una gestione efficiente.
  • Modifica di requisiti legali e normativi.
  • Congiuntura economica negativa, scioperi.
  • Problemi con fornitori, appalti esterni.
  • Deliverable forniti da team esterni all'organizzazione.

Risk Assessment

Dopo aver identificato i rischi è necessario valutare la probabilità che l'evento avverso associato si verifichi e l'impatto sul progetto. Gli eventi identificati che possono avere un impatto negativo costituiscono i cosiddetti risk driver, che possono essere prioritizzati in base al loro impatto atteso: probabilità × impatto effettivo.

Per l'esame — l'esempio numerico

Un evento che ha probabilità dell'1% e produce una perdita di 50.000 euro ha un impatto atteso di 0,01 × 50.000 = 500 euro. Due corollari: se un rischio ha un impatto atteso irrilevante può essere ignorato; e se un evento è certo, non ha senso gestire il corrispondente rischio, perché se non c'è probabilità allora non c'è rischio — è un problema, non un rischio.

Calcolatore: impatto atteso e posizione in matrice

Imposta probabilità e perdita e osserva l'impatto atteso e la zona di azione.

impatto atteso
probabilitàL
perditaM

Assessment statico e dinamico

ModalitàCome funziona
StaticoLa valutazione viene svolta all'inizio del progetto, durante il planning.
DinamicoLa valutazione svolta durante il planning viene aggiornata durante l'avanzamento. Man mano che le attività vengono eseguite si acquisiscono nuove informazioni, utilizzabili nella stima di probabilità e impatto di ciascun rischio. Consente una gestione migliore del rischio.

Gli strumenti

Il Risk Matrix Tool incrocia le categorie di rischio (Technical, Project Management, Organizational, External) con gli elementi dello scope triangle (Scope, Time, Cost, Quality, Resources). Da questa griglia nasce il template di identificazione e valutazione, con colonne: Risk Category, Scope Triangle, Event #, Event, Y/N, Prob., Impact, Priority, Mitigate.

CategoriaElementoIDEvento (esempi dal template)
TechScopeTS01Available HW/SW technology limits scope
TechScopeTS02New technology does not integrate with old
TechTimeTT01Integrating technologies impacts schedule
TechCostTC01 / TC02Unexpected need to acquire hardware / software
TechQualityTQ01Technology limits solution performance
TechResTR01–TR03New/unfamiliar technology; inadequate software sizing; inadequate hardware sizing
Proj MgtScopePS01Senior scope change request too significant
Proj MgtTimePT01–PT04Schedule too aggressive; interproject dependencies compromise schedule; task duration estimates too optimistic; difficulty scheduling meetings
Proj MgtQualityPQ01Inaccurate assumption

Per la valutazione quantitativa si usa il Quantitative Risk Assessment Worksheet: righe = attività, colonne = risk driver, metrica 1–3 (alcune organizzazioni usano scale 1–5 o 1–10).

Risk Mitigation: le cinque strategie

Non c'è nulla che possa essere fatto per mitigare il rischio. L'unica opzione disponibile è accettare il rischio e sperare che non si verifichi l'evento associato.

Il piano del progetto può essere modificato per eliminare la situazione che produce il rischio.

Contingency planning: stabilisce cosa deve essere fatto in futuro, se l'evento avverso si verifica.

Stabilisce cosa deve essere fatto subito per minimizzare l'impatto dell'evento avverso, se si verifica.

Consiste nel trasferire ad altri l'impatto dell'evento avverso: polizze assicurative, ricorso a conto terzi.

Idea chiave

La differenza fra contingency planning e mitigate è il tempo verbale: la contingency dice cosa faremo se succede, la mitigation dice cosa facciamo ora perché, se succede, faccia meno male. Confonderle significa scrivere piani che nessuno esegue.

Risk Monitoring & Control

Lo strumento è il Risk Log, le cui voci sono: ID #, Risk Description, P (probabilità), I (impatto), Risk Owner, Action to be Taken, Outcome.

11. Procurement Management

Il ciclo di vita dell'approvvigionamento ha cinque stadi in sequenza: Vendor Solicitation, Vendor Evaluation, Vendor Selection, Vendor Contracting, Vendor Management.

Vendor Solicitation Vendor Evaluation Vendor Selection Vendor Contracting Vendor Management RBS · decidere se usare una terza parte · identificare i potenziali vendor selezionare il PMT · vendor relationship · acquisition strategy · criteri processi di gestione contratti · preparare e distribuire l'RFP esito possibile: No Award · Single Award · Multiple Awards Procurement Management Life Cycle
Tavola 5.5 — Le cinque fasi del procurement. Ciascuna produce un esito che condiziona la successiva: la selezione, in particolare, può anche non produrre alcun vincitore.

Il Request for Proposal (RFP)

L'RFP è un documento da inviare ai vendor potenzialmente interessati. Contiene tutti i dettagli necessari ai vendor per capire se possono soddisfare le richieste, e deve essere molto chiaro per permettere a ciascuno di rispondere velocemente ed efficacemente. Solitamente è preparato dal Procurement Office ed è supervisionato da un ufficio legale, perché può costituire la base per il futuro contratto.

Attenzione

Nella stesura dell'RFP bisogna considerare anche tutti gli aspetti che potrebbero stimolare i vendor a partecipare. Termini troppo stretti o condizioni poco convenienti per la controparte potrebbero scoraggiare la partecipazione. Perché lo vogliamo evitare? Perché meno offerte significa meno concorrenza — e quindi condizioni peggiori proprio per chi ha scritto l'RFP.

Contenuto dell'RFP: introduzione; business profile; descrizione del problema/opportunità; POS e/o RBS (opzionali); stime dei costi, dei tempi e del prezzo previsto (ordine di grandezza); criteri utilizzati per valutare le offerte; descrizione delle responsabilità del vendor; dettagli amministrativi del contratto; istruzioni per i vendor; riferimenti e contatti.

Come individuare i vendor

StrumentoQuando serve
Request for Information (RFI)Può essere una semplice lettera o un vero questionario, da inviare a possibili vendor quando non si conosce il mercato di riferimento e si fatica a identificare i destinatari dell'RFP. Obiettivo: selezionare i vendor che potrebbero essere interessati.
PubblicitàCanali specifici (associazioni, siti web, mailing list) per pubblicizzare l'opportunità e richiamare l'interesse.
Fornitori abitualiContattare i vendor con cui si è collaborato con successo in passato.
Fiere o business meetingPartecipare a eventi del settore per conoscere i possibili fornitori disponibili sul mercato.

Vendor Evaluation: due metodi

Il Forced Ranking fa esprimere a più consulenti una graduatoria dei vendor; si sommano i ranghi (Rank Sum) e si ricava il Forced Rank. Il Paired Comparison confronta ogni vendor con ogni altro: 1 se il vendor di riga batte quello di colonna, 0 altrimenti; la somma di riga determina il rango.

Paired Comparison: costruisci la graduatoria

Per ogni coppia scegli il vendor che preferisci: la matrice e i ranghi si aggiornano da soli.

Selection, Contracting, Management

FaseContenuto
Vendor Selection Si seleziona il vendor «vincitore». L'esito può essere: No Award — nessun vendor soddisfa i requisiti minimi, è necessario ripetere la procedura dall'inizio o rinunciare; Single Award — è stato selezionato un fornitore unico; Multiple Awards — nessun fornitore poteva soddisfare tutti i requisiti, ma due o più vendor possono dividersi il lavoro e soddisfarli.
Vendor Contracting La negoziazione parte da una delle due situazioni (Single o Multiple Awards) e porta alla definizione dei termini contrattuali definitivi.
Vendor Management Definire nelle fasi iniziali della collaborazione i rapporti, anche informali, con il fornitore, valutando, stabilendo e accettando le modalità di gestione e le aspettative reciproche; monitorare progressi e performance; eseguire i test per l'accettazione (collaudo); gestire la transizione tra il fornitore e il cliente finale.

12. Stakeholder Management

Le definizioni di stakeholder raccolte dal corso (estratte da un articolo pubblicato dal PMI) mostrano quanto il concetto sia largo.

FonteDefinizione
Merriam-WebsterOne that has a stake in an enterprise. One who is involved in or affected by a course of action.
The Scrum Primer (Deemer et al. 2010)Someone with an interest in the outcome of a project, either because they have funded it, will use it, or will be affected by it.
BABOK Guide (IIBA)A group or person who has interests that may be affected by an initiative or have influence over it.
PRINCE2 GlossaryAny individual, group or organization that can affect, be affected by, or perceive itself to be affected by, an initiative (programme, project, activity, risk).
PMBOKA stakeholder is an individual, group, or organization who may affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision, activity, or outcome of a project.

Gli stakeholder includono tutti i membri del team di progetto e tutte le entità interne ed esterne all'organizzazione interessate al risultato. Il team identifica gli stakeholder interni ed esterni, sia quelli positivi sia quelli negativi, con cui collaborerà per determinare i requisiti del progetto e le aspettative di tutte le parti coinvolte; il project manager dovrebbe gestire l'influenza dei vari stakeholder sui requisiti per garantire un completamento con successo.

Perché è diventata un'area a sé

L'area è stata introdotta dal PMBOK 5ª edizione. Alcuni processi non erano nuovi ed erano già previsti dalla 4ª edizione, ma erano inclusi nell'area Communications Management. Proponendo la nuova area si è voluto rafforzare l'importanza dei processi di gestione degli stakeholder, sottolineando il coinvolgimento durante l'intera durata del progetto.

Idea chiave (cosa ricorda?)

Il coinvolgimento non si deve limitare alla semplice comunicazione dello stato di avanzamento, ma deve prevedere una partecipazione attiva e costante degli stakeholder durante l'intero progetto. È la stessa richiesta che il Manifesto Agile formula come «business people and developers must work together daily throughout the project».

PMBOK 4ª ed. (in Communications)PMBOK 5ª ed. (area propria)
Identify Stakeholders
Manage Stakeholder Expectations
Identify Stakeholders
Plan Stakeholder Management
Manage Stakeholder Engagement
Control Stakeholder Engagement

I quattro processi

ProcessoDefinizione PMBOK
Identify StakeholdersThe process of identifying the people, groups, or organizations that could impact or be impacted by a decision, activity, or outcome of the project; and analyzing and documenting relevant information regarding their interests, involvement, interdependencies, influence, and potential impact on project success.
Plan Stakeholder ManagementThe process of developing appropriate management strategies to effectively engage stakeholders throughout the project life cycle, based on the analysis of their needs, interests, and potential impact on project success.
Manage Stakeholder EngagementThe process of communicating and working with stakeholders to meet their needs/expectations, address issues as they occur, and foster appropriate stakeholder engagement in project activities throughout the project life cycle.
Control Stakeholder EngagementThe process of monitoring overall project stakeholder relationships and adjusting strategies and plans for engaging stakeholders.

Stakeholder Analysis

È una tecnica per raccogliere e analizzare in modo sistematico informazioni quantitative e qualitative per determinare quali interessi dovrebbero essere considerati nel progetto. Identifica interessi, aspettative e influenza degli stakeholder e li mette in relazione con gli obiettivi del progetto; identifica anche le possibili interrelazioni tra stakeholder e progetto, per trarre vantaggio da potenziali coalizioni e partnership e aumentare le possibilità di successo.

Attenzione

Si consideri che l'influenza dei diversi stakeholder può variare durante il progetto. Una mappa degli stakeholder fatta allo scoping e mai più aggiornata è, dopo qualche mese, una mappa di un territorio che non esiste più.

L'ultimo passaggio del quadro d'insieme è la mappatura delle aree di conoscenza sui gruppi di processi: ogni area contribuisce con processi diversi in gruppi diversi, ed è questo incrocio che il PMBOK descrive processo per processo.

Ripasso: a quale area di conoscenza appartiene?

Un elemento alla volta: riconosci l'area di conoscenza che lo contiene.

Verifica le tue conoscenze

Definisci i cinque gruppi di processi in una frase ciascuno.

Scoping/Initiating: sviluppa e ottiene l'approvazione di una dichiarazione generale su obiettivi e business value del progetto. Planning: identifica le attività necessarie a implementare i requisiti, stima tempo/costi/risorse e ottiene l'approvazione del piano. Launching/Executing: seleziona il personale, stabilisce le regole operative del team e lo aiuta a lavorare assieme. Monitoring & Controlling: verifica lo stato di avanzamento rispetto al piano, risponde alle richieste di modifica e risolve i problemi. Closing: assicura il soddisfacimento di tutti i requisiti, consegna i deliverable e decreta la fine formale del progetto.

Perché i process group non coincidono con il PMLC?

Perché i process group possono essere mappati in diverse modalità, dando origine a PMLC anche articolati e complessi: è la mappatura, non il gruppo, a definire il ciclo di vita. Inoltre i process group non sono partizionati e sequenziali rispetto al tempo: processi appartenenti a gruppi diversi spesso coesistono e interagiscono durante il ciclo di vita. Infine, i processi di gestione devono essere strettamente correlati ai processi di produzione della soluzione, dall'ideazione al deployment.

Quali sono le 9+1 aree di conoscenza e qual è la decima?

Integration, Scope, Time, Cost, Quality, Human Resources, Communications, Risk e Procurement Management; la decima è Stakeholder Management, inserita a partire dalla quinta edizione del PMBOK. Alcuni dei suoi processi non erano nuovi: erano già previsti dalla quarta edizione, ma inclusi in Communications Management.

Che differenza c'è tra durata e quantità di lavoro, e perché conta?

La durata (elapsed time) è il tempo di calendario; la quantità di lavoro (effort/labor) è l'impegno richiesto. Non coincidono perché il modello assume un'efficienza individuale del 75% e che le interruzioni non pianificate valgano il 33% del tempo di orologio. Conta perché la durata serve a costruire la schedula e determinare le milestone, mentre la quantità di lavoro serve a valutare i costi e assegnare le risorse: vanno stimate entrambe, con la stessa metodologia.

Quali sono i tre processi della gestione della qualità?

Quality Planning: determina gli standard rilevanti e cosa serve per soddisfarli; ha come input i fattori ambientali esterni e interni, il POS e il Project Management Plan, e produce un Quality Plan che documenta come soddisfare le politiche, le metriche di misura e un programma di miglioramento dei processi. Quality Assurance: le attività per garantire il rispetto del piano di qualità (quality audit, process analysis, tool di gestione). Quality Control: monitoraggio delle performance per stabilire la conformità agli standard e definizione delle azioni in caso di non conformità.

Che cosa distingue i Motivators dagli Hygiene Factors di Herzberg?

I Motivators sono realizzazione, riconoscimento, progressioni di carriera e crescita professionale, responsabilità, il lavoro stesso. Gli Hygiene Factors sono politiche aziendali, pratiche amministrative, condizioni di lavoro, supervisione tecnica, relazioni interpersonali, sicurezza del lavoro, salario. Nell'indagine di Couger l'ordine di priorità metteva al primo posto il lavoro stesso, seguito da opportunità di realizzazione e di progressione di carriera, con salario e benefit al quarto posto.

Quali sono le quattro condizioni perché ci sia comunicazione?

L'informazione deve essere trasmessa correttamente; un messaggio inviato è un messaggio ricevuto; l'informazione deve essere compresa dal destinatario; l'informazione deve essere accettata dal destinatario. Il processo passa da sender (genera l'idea, codifica il messaggio, trasmette su un canale) a receiver (decodifica, verifica il significato) e torna indietro con il feedback.

Come si calcola e a cosa serve l'impatto atteso di un rischio?

Si moltiplica la probabilità che l'evento si verifichi per l'impatto effettivo. Esempio: probabilità 1% e perdita di 50.000 euro danno 0,01 × 50.000 = 500 euro. Serve a prioritizzare i risk driver. Due conseguenze: un rischio con impatto atteso irrilevante può essere ignorato; e un evento certo non è un rischio, perché se non c'è probabilità non c'è rischio.

Quali sono le quattro categorie di rischio e le cinque strategie di mitigazione?

Categorie: Technical (adeguatezza, affidabilità, performance, disponibilità e complessità delle tecnologie), Project management (allocazione risorse, struttura di gestione inadeguata, pianificazione carente, inesperienza, indisciplina), Organizational (sostenibilità e priorità, finanziamenti inadeguati o sospesi, conflitti con altri progetti, politiche aziendali), External (requisiti legali, congiuntura, scioperi, fornitori, deliverable di team esterni). Strategie: Accept, Avoid, Contingency planning (cosa fare in futuro se accade), Mitigate (cosa fare subito per minimizzare l'impatto), Transfer (assicurazioni, conto terzi).

Che differenza c'è tra risk assessment statico e dinamico?

Lo statico valuta i rischi una sola volta, all'inizio del progetto durante il planning. Il dinamico aggiorna quella valutazione durante l'avanzamento: man mano che le attività vengono eseguite si acquisiscono nuove informazioni utilizzabili per stimare probabilità e impatto di ciascun rischio. L'approccio dinamico consente una gestione migliore del rischio.

Che cos'è un RFP e in che cosa differisce da un RFI?

L'RFP (Request for Proposal) è il documento inviato ai vendor potenzialmente interessati, con tutti i dettagli per capire se possono soddisfare le richieste; è preparato di solito dal Procurement Office e supervisionato dall'ufficio legale, perché può costituire la base del futuro contratto. L'RFI (Request for Information) viene prima ed è una lettera o un questionario da inviare quando non si conosce il mercato di riferimento e non si sa nemmeno a chi mandare l'RFP: serve a selezionare i vendor che potrebbero essere interessati.

Quali esiti può avere la Vendor Selection?

No Award: nessun vendor soddisfa i requisiti minimi — bisogna ripetere la procedura dall'inizio o rinunciare. Single Award: è stato selezionato un fornitore unico. Multiple Awards: nessun fornitore poteva soddisfare tutti i requisiti, ma due o più vendor possono dividersi il lavoro e soddisfarli. La negoziazione del contratto parte poi da una delle ultime due situazioni.

Che cos'è la Stakeholder Analysis e perché va rifatta nel tempo?

È una tecnica per raccogliere e analizzare sistematicamente informazioni quantitative e qualitative per determinare quali interessi considerare nel progetto: identifica interessi, aspettative e influenza degli stakeholder, li mette in relazione con gli obiettivi e individua le interrelazioni utili a costruire coalizioni e partnership. Va aggiornata perché l'influenza dei diversi stakeholder può variare durante il progetto. Il coinvolgimento, inoltre, non si limita a comunicare lo stato di avanzamento: richiede partecipazione attiva e costante per l'intera durata.