Il Launching (o Executing) Process Group mette a disposizione del project manager e del team un insieme di tools, templates e processi per avviare ed eseguire il progetto. Il corso li elenca tutti nella prima slide del gruppo:
| Strumento | Natura |
|---|---|
| Recruiting/staffing del Project Team | Processo |
| Project Definition Statement | Template |
| Regole operative per il team (Team Operating Rules): Problem Solving, Decision Making, Conflict Resolution, Consensus Building, Brainstorming, Team Meetings | Tool, template e processo |
| Gestione del processo di modifica dello Scope | Template e processo |
| Communications Management Planning | Processo |
| Work Packages | Tool e template |
| Resource assignment | Processo |
| Raffinamento della schedula del progetto | Template e processo |
Questo capitolo e i successivi seguono esattamente questo elenco: il team e il kick-off (capitolo 12), le regole operative (capitolo 13), le riunioni e la gestione dei cambiamenti di scope (capitolo 14), le comunicazioni, le risorse e i work package (capitolo 15).
Un project team è un gruppo di professionisti impegnati a raggiungere degli obiettivi comuni, che dovrebbero essere affiatati tra loro per lavorare bene assieme, relazionandosi direttamente e apertamente per fare ciò che è stato stabilito.
I membri del project team si possono classificare (e scegliere) in base al momento in cui entrano nel progetto:
I membri del team — in particolare del core team e del team che svilupperà la soluzione — dovrebbero avere le seguenti caratteristiche:
Notate come l'elenco bilanci due dimensioni: le soft skills relazionali (impegno, fiducia, open-minded, team-oriented) e le hard skills operative (rispetto di tempi e vincoli, ambienti strutturati, strumenti di PM). È lo stesso bilanciamento che ritroveremo negli stili di Kolb (sezione 5).
Anche gli altri membri del team hanno caratteristiche specifiche, e richiedono attenzioni diverse:
| Client Team Members | Contract Team Members |
|---|---|
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Il contracted team è l'unico ad avere un elenco di criticità esplicite nel corso: disponibilità, impegno, qualità e necessità di supervisione. Non è un giudizio di valore sulle persone: è un promemoria operativo — chi è esterno al progetto va gestito con aspettative e controlli diversi da chi è interno.
Trovare il giusto bilanciamento nella composizione di un team è un «fattore critico di successo». In letteratura sono state proposte numerose tecniche per misurare e stabilire il giusto bilanciamento; David Kolb ha proposto una classificazione in termini di learning style, con quattro stili:
Quattro descrizioni. Per ciascuna scegli lo stile di apprendimento corrispondente.
Le principali caratteristiche che permettono a un team di essere efficace sono:
Nei processi di miglioramento continuo di un'azienda dovrebbe essere posta particolare attenzione ai seguenti aspetti:
Tutti i membri del team hanno delle precise responsabilità, in particolare nei seguenti ambiti:
Il Project Kick-Off Meeting provvede ad annunciare che il progetto pianificato è stato approvato per la fase esecutiva. La riunione per il kick-off solitamente si risolve in un solo incontro e serve essenzialmente per far incontrare i «partecipanti». L'agenda dovrebbe avere la seguente struttura:
Gli elementi dell'agenda sono qui sotto in ordine casuale: clicca quello che, secondo l'agenda del corso, viene dopo quelli già selezionati.
Come già visto nei capitoli precedenti, il PDS è una versione estesa del POS a uso del team di progetto. In particolare ha i seguenti impieghi:
Il POS (capitolo 7) serve a chi approva il progetto; il PDS serve a chi lo esegue. Al kick-off il PDS viene definito e condiviso con tutto il team: è il momento in cui la visione del progetto diventa di tutti.
Delegare e assegnare correttamente le responsabilità è un fattore di successo per la gestione dei progetti. Si possono seguire diversi schemi e un esempio è la matrice RASCI:
Cinque situazioni. Per ciascuna scegli il ruolo RASCI corretto.
Recruiting/staffing del Project Team (processo); Project Definition Statement (template); Regole operative per il team (tool, template e processo); Gestione del processo di modifica dello Scope (template e processo); Communications Management Planning (processo); Work Packages (tool e template); Resource assignment (processo); Raffinamento della schedula (template e processo).
Co-Project manager – developer e Co-Project manager – client (scelti prima dello Scoping); Core team (prima del Planning); Developer team e Client team (prima del Launching); Contracted team (nella fase di Launching).
Impegno; condivisione delle responsabilità; flessibilità; task-oriented; abilità a lavorare entro tempi e vincoli; propensione a concedere fiducia e supporto reciproco; team-oriented; open-minded; abilità a lavorare in ambienti strutturati rispettando le gerarchie; abilità a usare strumenti di project management.
Potrebbe non essere sempre disponibile; l'impegno può essere un problema; la qualità del lavoro può essere scarsa; richiede una supervisione più stretta rispetto al core team. Dovrebbe comunque conoscere come i propri task si relazionano agli altri e all'intero progetto.
Assimilating (raccoglie e rappresenta i dati, preferisce modelli «a prospettiva più larga», idee e concetti); Diverging (individua alternative da molteplici prospettive, osserva più che agire, out-of-the-box); Accommodating (orientato ai risultati, preferisce l'azione, si adatta alle circostanze); Converging (orientato ai risultati, individua la migliore opzione tra alternative, tecnico).
Qualità; flessibilità; coordinamento e cooperazione; soddisfazione dei membri; crescita professionale; possesso delle abilità e competenze necessarie; produttività.
Introduzione; presentazione dello sponsor al team; aspetti rilevanti del progetto da parte dello sponsor; presentazione del progetto (committente); presentazione del progetto (project manager); presentazione dei membri del team; definire il PDS; stabilire le regole operative del team; integrare nella schedula le disponibilità dei membri; identificare e scrivere i Work Packages.
Base per la pianificazione; chiarisce al team in cosa consiste il progetto; riferimento per mantenere il focus sulla direzione corretta; riferimento per i nuovi membri; consente di approfondire e individuare nuovi aspetti importanti per il successo.
Responsible: responsabile dell'attività e del suo completamento con successo. Accountable: incaricato dell'approvazione del risultato. Support: risorsa assegnata per supportare il responsabile. Consulted: disponibile per assistere il responsabile. Informed: membro da tenere informato sullo stato di avanzamento.