Per ottenere che la chiusura del progetto sia «un processo ben definito e ordinato» il corso elenca cinque strumenti, template e processi:
Il Closing non parte da zero: si entra in questa fase solo quando i criteri di accettazione sono soddisfatti (capitolo 16, sezione 11). Qui si impara a rendere quel passaggio un processo ordinato e documentato.
«Dopo aver ottenuto l'approvazione del committente, a fronte di un eventuale collaudo, la chiusura di un progetto è un processo di routine» che prevede sei passi:
Perché è necessaria una procedura di accettazione da parte del committente? Il corso dà cinque risposte:
I criteri di accettazione nascono nel planning (con il committente), vengono verificati nel monitoring (capitolo 16) e certificati qui dal collaudo. È lo stesso principio del POS e dei success criteria del capitolo 7: prima si definisce insieme, poi si misura insieme.
Una volta accettato il deliverable si può procedere all'installazione per effettuare il «go live». Il corso presenta quattro approcci:
Quattro situazioni. Per ciascuna scegli l'approccio indicato dal corso, poi verifica.
«Documentare il progetto è una delle attività più difficili e "faticose" da completare» — ma il corso dà cinque valide ragioni per farlo:
Il corso raccoglie tutto nella metafora del Project Notebook, che «bisogna iniziare dal primo giorno di progetto». Il suo contenuto è la memoria completa del progetto:
Dieci voci. Scegli Sì se il corso la elenca tra i contenuti del Project Notebook, No altrimenti; poi verifica.
L'audit post-implementazione risponde a domande sulla riuscita complessiva del progetto:
Il corso elenca anche le ragioni per cui l'audit non viene svolta:
Sei affermazioni. Scegli Sì se il corso la elenca tra le ragioni per cui l'audit post-implementazione non viene svolta, No altrimenti; poi verifica.
Il Final Project Report è il documento che il committente firma come ultimo atto della chiusura. Il corso ne definisce la struttura — cliccate su ogni riga per la spiegazione:
Le appendici sono la spina dorsale del report: POS, WBS, schedulazione delle risorse, richieste di cambiamenti e deliverable finali. È lo stesso materiale del Project Notebook, riorganizzato per chi deve decidere e firmare.
L'ultimo passo della chiusura è celebrare la fine del progetto. Il corso la mette esplicitamente nella sequenza di routine della chiusura: non è un extra, è parte del processo — chiudere bene un progetto significa anche riconoscere il lavoro svolto dal team.
Con la celebrazione si chiude il ciclo dei process group: scoping (capitoli 6–7), planning (8–11), launching (12–15), monitoring & controlling (16) e closing (questo capitolo). Nel capitolo 19 torneremo su tutto il percorso con il caso di studio PDQ e le linee guida dell'elaborato d'esame.
Ottenere l'accettazione formale del deliverable; assicurarsi che tutti i deliverable siano installati; assicurarsi che la documentazione necessaria sia disponibile; ottenere la firma del committente sul report finale; condurre l'audit post-implementazione; celebrare la fine del progetto.
Evita fraintendimenti e problemi scoperti alla chiusura; i criteri di accettazione si definiscono con il committente nel planning; in esecuzione il team verifica che il deliverable li soddisfi; il collaudo certifica il rispetto dei criteri; se i criteri sono soddisfatti, il committente non può che essere contento.
Phased (parti sviluppate e consegnate in sequenza); By Business Unit (una business unit alla volta, o per aree geografiche); Cut-Over (immediata sostituzione, richiede ambiente di test identico alla produzione); Parallel (il nuovo affianca il vecchio finché non è verificato).
Riferimento per modifiche future e riuso; sorgente di dati storici per le stime dei progetti futuri; training di nuovi PM; crescita professionale del team; input per la valutazione delle performance da parte del functional manager.
Dal primo giorno di progetto (NOTA delle slide): raccoglie POS, RBS con revisioni, proposta, schedule originale e correzioni, verbali dei meeting, status reports, design, prototipi, avvisi di modifiche, comunicazioni scritte, questioni in sospeso, report finale, accettazioni e audit.
Se gli obiettivi sono stati raggiunti (deliverable come previsto dal team e come atteso dal committente); se il progetto ha rispettato tempo, budget e specifiche; se il committente è soddisfatto; se il business value si è concretizzato e i criteri di successo sono stati rispettati; che lezione è stata imparata sulla metodologia scelta e su come l'ha seguita il team.
I manager non vogliono sapere cosa è avvenuto; non vogliono pagare il costo dell'audit; l'audit non è percepita come prioritaria; c'è molto altro lavoro da fare su altri progetti.
Executive Summary; livello di successo e performance complessive; organizzazione e amministrazione del progetto; tecniche impiegate; pregi e difetti dell'approccio; raccomandazioni; appendici (POS, WBS, schedulazione delle risorse, richieste di cambiamenti, deliverable finali, altro).