Per gestire le comunicazioni bisogna definire:
Questo è il processo che nella mappa degli strumenti del Launching (capitolo 12) si chiama Communications Management Planning: definire quando comunicare, che cosa comunicare e attraverso quale canale. Le prossime sezioni sviluppano i tre aspetti.
Il corso rappresenta la comunicazione come un processo con un sender e un receiver, attraversato dal feedback:
Il corso distingue tre famiglie di comunicazioni, classificate anche per direzione (two-way e one-way):
| Famiglia | Esempi | Direzione |
|---|---|---|
| One-to-one | Conversazioni (di persona e al telefono); riunioni. | Two-way |
| Elettronica | Instant messages; e-mails; websites; databases. | Two-way (nel grafico del corso) |
| Scritta | Memos; lettere; documenti; reports. | One-way |
Sei situazioni. Per ciascuna scegli la famiglia (one-to-one, elettronica o scritta) a cui appartiene.
Il project manager è al centro di un insieme di interfacce di comunicazione con tutti gli attori del progetto:
Nella realtà di tutti i giorni, le risorse disponibili possono anche essere impiegate in altri progetti, pertanto è facile che qualche risorsa soffra della cosiddetta «over-allocation»: assegnata a più attività di quante ne possa svolgere nei tempi.
Per gestire al meglio le risorse disponibili, quando si presentano delle criticità si possono:
Quattro situazioni. Per ciascuna scegli la risposta indicata dal corso.
Per semplificare il problema dell'assegnamento delle risorse si può ricorrere a metodi alternativi per pianificare i task. Tra le possibili azioni:
Allungare la durata di un task non significa aggiungere lavoro: significa ridistribuire lo stesso lavoro su un arco temporale più ampio (per esempio perché la risorsa è disponibile a metà tempo). È una leva di schedulazione, non una modifica dello scope — e va letta insieme al resource leveling della sezione 7.
Il corso chiude la parte sulle risorse con l'esempio della finalizzazione della schedula: le attività vengono allocate sulle risorse (Elena, Mario, Paolo) evitando le sovrapposizioni che causerebbero over-allocation. Le durate dei task sono: A1 = 3, A2 = 2, B1 = 2, B2 = 2, C1 = 3, C2 = 2, C3 = 1.
Il corso definisce i work package e indica quando scriverli:
I work package dovrebbero essere scritti per:
Sei task. Per ciascuno scegli se rientra nei casi per cui il corso consiglia di scrivere un work package.
Per scrivere i work package il corso mette a disposizione due template:
I due template lavorano in coppia: la description form dice come il lavoro sarà completato (il contenuto del work package), l'assignment sheet dice chi lo esegue e quando. Insieme rendono il controllo sulla schedula concreto — è il collegamento con i work package già incontrati nella WBS (capitolo 9).
Il «timing» (quando), i contenuti (che cosa) e la scelta dei canali che consentono un'efficiente comunicazione (come).
Il sender genera l'idea, codifica il messaggio e lo trasmette attraverso un canale; il receiver decodifica il messaggio e verifica il significato; il feedback chiude il ciclo.
One-to-one (conversazioni di persona e al telefono, riunioni — two-way); elettronica (instant messages, e-mails, websites, databases); scritta (memos, lettere, documenti, reports — one-way).
Team managers, sponsor, client, third parties, project team members e public: il project manager è il nodo centrale di tutte le interfacce di comunicazione.
È la condizione in cui una risorsa è assegnata a più attività di quante ne possa svolgere nei tempi. Risposte possibili: utilizzare gli slack disponibili, far slittare la data di fine del progetto, ricorrere allo straordinario.
Decomporre ulteriormente i task; allungare la durata dei task (solo la durata, non il lavoro); assegnare altre risorse in sostituzione di quelle non disponibili o non sufficientemente disponibili.
Una breve descrizione che specifica come i task che lo compongono saranno completati. Va scritto per: task nel critical path, ad alto rischio, con risorse scarse, con elevata varianza nella durata, che raggiungono una milestone, che condividono risorse, etc.
Il Work Package Assignment Sheet (il foglio di assegnazione) e il Work Package Description Form (il modulo di descrizione).